今天一小會，明天一大會，先不說某些會議是否完全是浪費時間，有些會議簡直讓人心煩氣躁——呃，當然還有肚子咕咕叫。

從領導者的角度，會議必不可少，但還是可以相應地減少會議帶來的疲憊感。可以說，開會真不是一件小事。

問題一：開會動機不充分

會議是不是非開不可？還是只是在做工作檢查？其實完全沒有必須通過會議了解工作進展，位于加拿大的Mavenlink網絡項目管理軟件公司CEO雷?格蘭杰（Ray Grainger）建議，可以利用協同任務跟蹤軟件達到這個目的。

“如果團隊成員工作近況和進度能夠自覺地反映出來，員工可以節省時間用于任務本身上，領導者則可以節省時間有針對性地組織未完成工作進度未及時作情況匯報的員工進行談話”， 格蘭杰指出。

問題二：不珍惜他人的時間

大家都很忙。“應該注重工作成效”，現住于美國麻省的戰略策劃顧問愛麗森?瑞姆（Allison Rimm）說。她同時建議道，領導者應該自我思考，這個會議想要達到什么目的，并根據目標效果作好日程安排。

開會前要告訴與會人員會議日程，并提供切題的背景信息，方便會上展開討論，做到開會不離題，可以事先提出三個討論要點，即瑞姆所說的“讓大家先閱讀背景材料，有準備地與會討論這些材料給公司帶來的啟示和下一步工作方案”。

問題三：開會時機不對

在午餐時間開會又不提供任何食物的行為簡直是耍流氓，后果不僅是與會員工腹中饑餓難忍，而且造成他們注意力下降。

美國康奈爾大學（Cornell University）的埃米莉?茲特克（Emily Zitek）教授和達特茅斯學院（Dartmouth College）的研究者亞歷山大?喬登（Alexander Jordan）在2014年8月舉行的年度美國管理學會（the Academy of Management）上發表的一篇論文指出，饑餓使得人的關注力投諸于自身，即人們更多地注意自我的需求，而少了對他人的考慮。

“人的饑餓程度在一天之中不斷起伏，人們的注意力與參與度也隨之變化”，論文如是寫道。因此想要員工開會時集中火力？還是午餐后再續吧。

問題四：開會組織方式不對

應該限制與會人員的數量，領先人力咨詢機構怡安翰威特（Aon Hewitt）的領導力咨詢部門總監羅琳?史托斯基（Lorraine Stomski）說。

“應該好好考慮組織哪些人員開會”，她建議道。“問問自己，這些與會人員是否對會議有所增值？有沒有相關的話題經驗？其他人是否比他更適合開會？”

問題五：開會成本欠考慮

員工開會一小時，這一小時的工作酬勞當然只占了員工全年收入的很小一部分，但 這只是一場會議的成本，紐約的執行管理培訓師丹尼斯?奧尼爾（Dennis O’Neill）說。管理層往往不會考慮開會的機會成本——即員工參加一場可開可不開的會議，還不如用這段時間取得的其他工作成績。

硅谷的Eastwick技術通信公司CEO芭芭拉?貝茲（Barbara Bates）建議，會議組織者提前計算好會議成本，將成員名單盡量減至最少，集中討論會議日程，而且每將會議時間縮減15分鐘，可以節省的成本其實十分可觀。

問題六：會后不抓落實

比開會更糟糕的是，會議艱難作出決定后，工作落實基本為零。要避免這個問題，美國奧斯丁市的效率專家馬諾?托馬斯（Maura Thomas）認為，可以在會議結束時問問與會人員以下三個問題，并記錄大家的反應：

1. 下一步行動是什么？

2. 由誰負責這項行動?

3. 截止時間是什么時候?

“在會議記錄中清楚列出這些問題和回答，能夠通過公開的方式保證執行力”，托馬斯解釋說。“當沒人知道你負責的具體任務時，一個人很容易就拖延癥發作，錯過截止時間。但當在公眾的監督下，人們在截止時間前完成任務的能動性更大。”